E-leadership, Bagaimana Implementasinya?

E-leadership dipandang sebagai salah satu solusi yang efektif dan efisien dalam upaya meningkatkan produktivitas. Bagaimana caranya?
Seorang pemimpin, entah ia pemimpin organisasi sosial, bisnis maupun pemerintahan harus bisa bertindak efektif dan efisien. Namun, kenyataan masih banyak pemimpin yang tidak memiliki jiwa leadership dalam mewujudkan visi dan misinya, karena tidak gampang menjadi pemimpin yang memiliki wawasan.
Para ahli manajemen menyarankan, seorang pemimpin harus memiliki sikap yang menjadi bagian dari kepemimpinannya, seperti mampu mengelola aksi, informasi, dan komunikasi secara efektif. Tetapi belum tentu orang yang memegang tampuk pimpinan atau posisi paling atas dapat dikatakan sebagai pemimpin.
Banyak kasus yang bisa menjadi contoh bahwa dalam pengelolaan organisasinya, terutama organisasi bisnis, para pemimpin lebih banyak memusatkan perhatiannya pada pertumbuhan pendapatan, efisiensi biaya, dan perbaikan produktivitas. Karenanya, jika berbicara mengenai teknologi informasi (TI), maka fokus perhatiannya lebih pada peningkatan produktivitas, yaitu meningkatkan efisiensi output (produksi) dan menurunkan biaya produksi.
Perkembangan teknologi yang sangat pesat dalam beberapa tahun terakhir, memang telah mengubah paradigma kepemimpinan. Untuk bisa bertindak efektif dan efisien, seorang pemimpin sering disarankan untuk senantiasa mendasarkan kebijakannya pada teknologi informasi, atau yang sering disebut dengan e-leadership.
Pada prinsipnya, e-leadership adalah segala hal yang menyangkut pengetahuan pimpinan mengenai peran TI dalam pengembangan sistem pelayanan publik yang lebih efektif, efisien, dan transparan. Di tataran pemerintahan, e-leadership biasanya dimulai pimpinan tertinggi negara. Di negara-negara lain pun seperti di Malaysia, Singapura, atau AS, e-leadership datangnya dari orang nomor satu. Jadi di sini konsep pengembangan e-government langsung dari presiden, dan harus dijabarkan oleh semua menterinya.
Di Indonesia, Presiden SBY sudah menunjukkan e-leadership-nya. Misalnya, waktu memeriksa komputerisasi kantor imigrasi di Bandara Soekarno-Hatta, dia cek langsung sistemnya. Lalu pidatonya pada Event e-Indonesia mencakup pengembangan e-government. Jadi cuma tinggal menjabarkannya dalam suatu program riil. Ini yang masih kurang.
Namun, menurut Jiono, country manager PT. Computer Associates Indonesia, e-leadership dalam konteks e-government bukan hanya proses sekali jadi. Ia membutuhkan perencanan, dedikasi, dan political will. Dalam hal ini e-leadership tidak harus dilakukan oleh Presiden. Lewat perencanaan, pembentukan tim, dan kemauan politis, presiden bisa membentuk badan untuk melaksanakan peran sebagai e-leader. Satu hal yang perlu diperhatikan oleh badan tersebut, tujuan e-government adalah untuk efisiensi. Lalu harus ada pula perencanaan yang mengarah ke IT Governance.
Ditambahkan Jiono, di Indonesia sebenarnya e-leadership sudah dilakukan. Misalnya website-website pemerintahan sudah ada sejak 4-5 tahun yang lalu. Sebanyak 48% lembaga pemerintah non departemen sudah memiliki situs, meski baru sampai pada tahap publikasi. Lalu beberapa BUMN, seperti Pertamina, e-procurement. Melalui e-procurement, semuanya jadi on line, terbuka, dan transparan.
Di kalangan perusahaan swasta, berbagai inovasi produktivitas memang bisa mendongkrak output perusahaan pada saat permintaan sedang lesu. Sebaliknya, saat permintaan tinggi, peningkatan produktivitas saja tidak memadai. Perusahaan akan membutuhkan tambahan kapasitas alat produksi, kanal baru, dan pegawai tambahan untuk menghasilkan pertumbuhan. Yang pasti, keunggulan kompetitif dibangun dengan menekan biaya serendah mungkin (cost leadership) dan menjual dengan nilai tambah sebanyak mungkin dibanding pesaing (product differentiation).
Sejauh ini perusahaan global mampu menunjukkan keunggulannya pada cost leadership dengan membangun jalur pasokan yang paling efisien dan menghasilkan produk yang unggul dan kompetitif. Singkatnya, e-leadership memang diakui bisa mendongkrak produktivitas dengan mempercepat aktivitas yang tidak perlu, menghemat waktu perjalanan fisik, dan menekan waktu pelayanan.
Aktivitas produktif tersebut dilakukan dengan penggunaan material sehemat mungkin dan biaya yang lebih rendah. Indra M. Utoyo, General Manager e-Business, Divisi Multimedia PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Dalam ulasannya di e-BizzAsia mengungkapkan, dalam penerapan TI untuk meningkatkan produktivitas dan cost leadership, ada beberapa prinsip yang perlu dipedomani, yaitu :
1. Inovasi teknologi dan bisnis berkembang berjalan seiring
Konsep bisnis yang kokoh harus menjadi kemudi kereta bisnis, sementara teknologi menjadi rodanya untuk mempercepat lajunya kereta bisnis. Dengan demikian TI bukan sekadar alat pendukung, tetapi sudah menjadi senjata strategis untuk kelangsungan bisnis.
2. Fokus penerapan TI pada aspek reduksi interaksi manusia dan administratif
Pengurangan biaya interaksi dan administratif khususnya yang menghabiskan waktu karyawan 40-60% harus menjadi prioritas investasi. Dengan demikian kinerja bisnis akan bisa dijaga bermutu tinggi dan terukur, meminimalkan kesalahan manusia, duplikasi data, keterlambatan, dan biaya.
3. Pengembangan ditujukan pada aplikasi pemicu produktivitas secara spesifik
Banyak perusahaan menghabiskan biaya besar di teknologi tetapi tidak mendapatkan keuntungan yang diharapkan karena pengembangan berdasarkan sasaran yang tidak terukur. Peningkatan produktivitas intinya adalah meningkatkan profit yang dapat dilakukan dari beberapa pendekatan, yaitu memaksimalkan output terhadap inputnya.
4. Aplikasi dikembangkan dengan urutan yang logis sejalan dengan kesiapan budaya dan kapabilitas perusahaan.
Tidak ada implementasi yang melompat. Penerapan cara baru dengan aplikasi TI, 90% persoalan adalah masalah manajemen perubahan budaya. Sedangkan, teknologi hanya 10% dari isu perubahan. Aplikasi TI harus diterapkan dalam fase-fase transformasi dengan urutan logis, dimulai dari prioritas bad news yang memberi dampak terbesar bagi perusahaan. Kemudian, secara bertahap diperluas dan diperkaya manfaatnya dengan tetap menekankan pada simplifikasi, efisiensi, standardisasi, dan penyempurnaan model bisnis.
5. Proses-proses bisnis terus diperkuat dengan memaksimalkan infrastruktur yang telah tergelar
Harus ada upaya yang terus menerus untuk menyempurnakan sistem dan proses bisnis agar mampu memanfaatkan secara maksimal kapabilitas infrastruktur TI yang telah tergelar. Jebakannya adalah pada konsistensi. Kita sering terpukau pada tawaran baru teknologi, tetapi lupa memaksimalkan yang sudah kita miliki.
Dengan berpedoman pada lima prinsip di atas, kita dapat memulai efisiensi biaya sebagai pemicu awal dari produktivitas. Bagi perusahaan skala besar (enterprise), mengelola biaya belanja untuk operasi perusahaan merupakan salah satu fokus efisiensi yang paling konkrit. Secara teoritis penghematan biaya produksi 5% akan meningkatkan keuntungan lebih dari 5%. Belanja perusahaan yang dapat dihemat adalah belanja operasi dan modal. Belanja operasi misalnya biaya perjalanan, barang peralatan kantor, jasa-jasa, TI, material, suku cadang, dan lain sebagainya. Belanja modal antara lain pengadaan alat produksi dan bahan baku produksi.